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Comment organiser un concert ?

Organiser un concert peut sembler facile et pourtant il y a moulte et moulte points à considérer ! Le public ciblé, le budget ou encore la communication sont tout autant de questions à appréhender sereinement. Et quoi de mieux pour avoir l’esprit tranquille qu’un petit guide récapitulatif !?

Concert depuis la fosse. Teinte rouge et public bras en l’air.

Sans parler de commandements, les 8 étapes qui vont suivre vous aideront à poser les bases d’un concert réussi ! Pour être sûr de ne rien oublier, pensez aux nombreux points indispensables pour l'organisation de tout événement !"

1. Quel public cibler :

Cibler son public peut aller de soi et pourtant un grand nombre de considérations doivent être prises en compte. Que le concert soit d’ordre privé ou publique les questions à se poser ne sont pas les mêmes et encore faut-il définir ce que l’on appelle un concert privé :

Si c’est dans le cadre festif amical et/ou familial (on ne choisit pas sa famille, un peu plus ses amis mais définitivement on choisit son groupe de musique !) on peut l’aborder “à la bonne franquette”, même s’il faut, par exemple, penser au matériel.

Il y a aussi le privé dans le sens réservation dans un établissement privatisé. Là encore que vous soyez propriétaire du lieu ou à l’initiative de la privatisation vous devrez cerner les goûts musicaux du public. Que l’on s’adresse à un public d’un âge avancé, de trentenaires, d’adolescents ou d’enfants, l’organisation ne sera pas la même !

Concernant un concert public, c’est-à-dire ouvert à toutes et à tous, vous devrez adapter l’environnement. A titre d’exemple un public pour un concert de rock voudra certainement danser à un moment ou à un autre, il faut donc envisager un espace “piste de danse”.

2. Choisir une date pertinente :

Hormis pour les anniversaires ayant une date fixe (nous nous excusons de cette généralité pour ceux nés une année bissextile), choisir une date peut paraître anodin… que nenni ! Organiser un concert le jour de la Saint Patrick (le 17 mars), le 31 décembre ou à l’occasion de la fête de la musique n’est pas sans conséquences.

Autre banalité, l’hiver il fait froid ! On évitera donc un concert en plein air. Pensez aux saisons et à leurs impacts tant sur le lieu choisi que sur la motivation et l’humeur du public.

Calendrier sur fond noir. Penser à la bonne date pour organiser un concert.

3. Où organiser votre concert :

Pour les établissements qui se demandent comment organiser un concert, la question du lieu n’a aucune raison d’être, à moins de vouloir exceptionnellement délocaliser.

Mis à part ce cas de figure, le choix du lieu est essentiel principalement sur deux aspects : le cadre et la localisation :

Le cadre c’est tout simplement l’âme du lieu mais aussi sa capacité d’accueil. En plein air ou fermé, immense ou intimiste, sobre ou thématique, le lieu choisi doit répondre à l’ambiance musicale que vous désirez. Demandez-vous aussi si le lieu choisi dispose d’un coin restauration et hydratation, et si une formule all inclusives est envisageable.

La localisation du concert est, elle aussi, primordiale ! Au milieu des champs de blé (et tout à fait légalement) le voisinage ne risque pas trop de se plaindre, mais l’accessibilité tant pour les invités que pour les musiciens, et autres artisans de la réussite de votre soirée, est à prendre en compte. Tout l’inverse lorsqu’il s’agit d’organiser un concert dans un bar !

Concernant les aspects plus pratiques pensez au logement, aux places de parking et de quoi se restaurer (danser donne faim).

4. Choisir la programmation du concert :

La musique est quand même au cœur de notre question première qui est de savoir “comment organiser un concert”. Donc une fois le lieu et la date fixée, demandez vous comment trouver un groupe de musique !

Etant donné que la cible est elle aussi définie, c’est que vous avez déjà décidé du style musical de votre événement. Petit conseil pour un organisateur de concert qui cherche un groupe, afin de vous simplifier la vie, envisager de faire appel à un groupe local, votre budget et votre organisation en profiteront.

Enfin, et détail non négligeable, vous devrez déterminer le temps de prestation des musiciens et organiser le reste de votre soirée (le before et l’after) en fonction.

5. Budget musiciens & budget global

Le budget comprend principalement la rémunération du groupe de musique et la location de la salle. A cela s’ajoute tous les petits et grands extras tant pour le groupe, pour le lieu que pour les différents services annexes que vous souhaitez mettre en place (buvette, sécurité, animation pyrotechnique, etc...).

A la question “combien coûte un groupe de musique”, la réponse est simple : cela dépend de votre budget. Généralement, une prestation minimum coûte aux alentours de 200 euros net par musicien. Parmi les éléments à considérer :

- Le nombre de musiciens

- La durée de la prestation

- L’expérience et la notoriété du groupe

- Les frais de déplacement

- L’équipement technique musical

Concernant le lieu, le budget inclut généralement les prestations alimentaires, la sécurité, la communication, et tous les protagonistes participant au bon fonctionnement de l’événement, comme les serveurs et/ou barmans, les vigiles ou encore caissiers.

Si vous souhaitez privatiser un établissement adressez-vous directement au patron, qui vous proposera peut-être une formule adéquate.

Un budget ça peut aussi être des rentrées d’argent aux provenances diverses. Il y a comme indiqué ci-dessus les ventes de rafraîchissements et de mets plus ou moins frugaux, la mise en place d’une billetterie, voir la sollicitation bénévole du public.

Billets de 10 et 20 euros posés sur une table en mois. Organiser un concert c’est aussi gérer un budget.

6. Les démarches administratives et juridiques

URSAFF, cachet, Guzo, SACEM, … lorsque l’on se demande comment organiser un concert, on pense musique et on oublie la paperasse. On peut très rapidement être un peu perdu devant la complexité juridique liée à l’organisation du concert. Ne baissez pas les bras !

Vous trouverez beaucoup d’informations en ligne, notamment sur le site du Ministère de la Culture, celui de la Philharmonie de Paris ou de l’IRMA.

Mais si vous n’êtes pas un professionnel de l’organisation de spectacle et que cette activité est simplement un moyen de booster votre établissement, contactez les agences qui existent sur le marché pour vous faire accompagner ou un professionnel de l’événementiel comme Linkaband.

7. La communication

Aujourd’hui la communication c’est le nerf de la guerre ! Sauf dans le cas de l’organisation d’un concert privé-privé, faire connaître son événement, c’est s’assurer un public au rendez-vous.

Réseaux sociaux, bouche à oreille, distribution de flyers, voir médias pour les plus téméraires, sont autant de tremplins pour vous faire connaître ! Il y a aussi les professionnels de l'événementiel qui se chargeront de communiquer.

Communiquer pendant l’événement peut aussi être un plus, notamment avec les live et autres stories. Si le concert dure un moment ça permettra, par exemple, aux retardataires ou aux hésitants de se joindre à la fête !

8. L’après-concert

Inviter les artistes et le public à communiquer sur l’événement en fin de concert (ou pendant), étendra ostensiblement votre réseau et constituera surtout une base importante d’amateurs de musique !

L’après concert c’est donc aussi le prochain concert ! Maintenant que vous avez toutes les clés en main pour en organiser un; si vous êtes musiciens vous cherchez certainement un nouveau lieu de prestation et si vous êtes propriétaire d’un tel lieu, vous cherchez sans doute des artistes souhaitant se produire.

Répondez à ces quelques questions avant de vous rencontrer et de devenir de véritables organisateurs de concerts !

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Photos by Noiseporn, Charles Deluvio and Hans Ripa on Unsplash

Tristan Michel

Journaliste attiré par les bonnes choses de la vie (sûrement parce que tout ce qui est bon est très mauvais !), Tristan a mis sa plume au service de la musique et de Linkaband en espérant un jour accéder au backstage de Bercy ! Du Zénith ! Ou de la U Arena ! Enfin là où le buffet est à volonté !

Vendredi 21 décembre 2018

Dernière modification : Mardi 02 Juillet 2019