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Comment organiser un événement professionnel ?

Comment organiser un événement professionnel réussi ? En ciblant son public et son événement, en choisissant la bonne date et le lieu adéquat, en suivant les tendances actuelles, en communiquant en amont et en aval de votre événement et en offrant à vos convives une prestation originale et inoubliable.

Comment organiser un événement professionnel sur un tableau comme cette main qui organise et tri les vignettes.

La réussite de votre événement professionnel dépend donc de quelques facteurs à maîtriser parfaitement. Pour la plupart des points évoqués il suffit d'un peu d'organisation et de bon sens, en revanche, pour mettre en place une animation d'entreprise digne de ce nom, faites donc appel à un professionnel de l'événementiel musicale comme Linkaband ! Ceci étant dit, voici quelques conseils et astuces qui vous permettront d'organiser un événement professionnel sans accroc...

1. Ciblez vos convives et votre événement !

Pour le bon déroulement de votre évènement, vous devrez définir précisément qui est votre public et quel genre d'événement professionnel vous souhaitez organiser. Sachant cela, bien définir ce que vous voulez vous permettra de prendre en compte tous les facteurs internes ou externes que vous pourrez rencontrer.

Le type d'événement...

Avant de vous lancer dans l'aventure, vous devez définir l’objectif de votre événement professionnel. A-t-il pour objectif de développer l'esprit d’équipe au sein de votre entreprise ? Souhaitez-vous remercier vos collaborateurs ou les stimuler ? Cherchez-vous à trouver de nouveaux clients ou partenaires ? Voulez-vous inaugurer en grande pompe un nouvel établissement ou lancer un nouveau produit ?

En définissant l'objectif de votre événement ou, tout du moins, en ayant une idée plus précise de ce que vous voulez et de ce que vous voulez offrir ; vous pouvez déjà répondre à quelques-unes des questions logistiques inhérentes à l'organisation d'événements privés tel que faire appel ou non à un traiteur en fonction de votre évènement d'entreprise.

Vous l'avez compris, le succès de votre événement dépendra en grande partie de votre capacité à visualiser ce dernier : soirée de gala, rallyes, salon international, lancement de produit, séminaire d'entreprise, congrès, inauguration, conférence, colloque... D'ailleurs, certains de ces événements peuvent se terminer ou être accompagnés d'un cocktail dînatoire ou d'un dîner assis, ainsi que d'une animation originale et, pourquoi pas, musicale !

Les convives au cœur de votre événement !

Certains événements ont donc pour objectif de développer un esprit d'équipe, de motiver, d'informer, de former ou de fédérer vos collaborateurs. D'autres encore, vous permettront de faire rayonner votre entreprise, que ce soit auprès du grand public ou bien d'un cercle plus fermé, incluant vos collègues, vos partenaires et quelques clients triés sur le volet. Votre événement tourne autour de ce "public", il est donc tout à fait primordial de prendre soin de ces invités.

Afin de satisfaire au mieux vos convives et de leur permettre de passer un moment mémorable, il convient de bien organiser les lieux et de ne surtout pas négliger la logistique. Hôtes ou hôtesses d'accueil pour les guider, badges pour aider les personnes présentes à mettre un nom sur un visage, de quoi se restaurer et, bien entendu, une animation qui permettra à votre événement de devenir l'un de ces moments inoubliables... sont tout autant de petites attentions qui feront la différence !

Avant la privatisation de votre lieu, prenez de l'avance et renseignez-vous sur les différentes activités et animations que vous souhaiteriez mettre en place. Si votre choix se porte sur une animation musicale, sachez que la réglementation en France oblige de déclarer l’événement aux organismes de gestion des droits d’auteurs (Sacem, Sacd…). Le blog "Coulisses" d'Orfeo vous guide étape par étape pour vous déclarer dans les règles auprès de la SACEM.

2. Choisir la date, l’horaire et le lieu !

Comment organiser un événement professionnel ? Comme nous l'avons évoqué précédemment, en commençant par définir vos objectifs. Vous pouvez aussi faire un planning et une checklist. Mais organiser un événement réussi, nécessite aussi de bien choisir la date, l'horaire et le lieu du dit évènement professionnel !

La date et l'heure...

A la question "comment organiser un événement d'entreprise ?", répondez "calendrier" (et non "Kamoulox") ! Effectivement, bien choisir sa date est essentiel si vous voulez que votre événement soit un succès. Une bonne date se situe rarement en périodes de vacances scolaires, pendant les jours fériés ou durant les périodes intenses dans le domaine d’activité de vos convives.

L'heure choisie doit, quant à elle, correspondre au type d'événement que vous voulez organiser. On évitera ainsi les cocktails au petit déjeuner et le lancement d'un nouveau produit à 3h du matin. Si vous avez un stand dans un Centre des congrès, les horaires seront relativement communs, mais vous pouvez aussi louer un amphithéâtre ou un auditorium en début de soirée, rappelant ainsi les années passées en tant qu'étudiant.

Le choix du lieu !

Il n'est pas forcément nécessaire d'organiser un événement dans un lieu atypique ou dans un lieu idéal, mais bien dans un endroit correspondant à votre événement ! Les espaces de coworking possèdent souvent des salles permettant d'organiser une conférence ou tout autre événement d'entreprise. Si vos locaux sont grands vous avez forcément une salle de réception et/ou une salle de réunion qui peuvent accueillir un pot de départ par exemple.

Bref la location de salle doit correspondre à votre événement. Mais le lieu se réfère aussi forcément à la date ! Ainsi pour un Arbre de Noël privilégiez des lieux chaleureux ! Enfin, si vous optez pour un lieu en plein air, notamment en été, envisagez une solution de repli en cas de mauvais temps. Il vous suffit d'ailleurs d'évoquer la question du plan B au moment de faire une demande de réservation de la salle. Et n'oubliez surtout pas la question du nombre de participants !

La question de l'animation...

Encore une fois, vous choisissez le type d'événement professionnel que vous voulez. Vous pouvez donc parfaitement décider de faire fi des conventions sociales et d'en faire une force ou un buzz marketing ! Ainsi, une légende urbaine voudrait qu'une entreprise n'ait rien exposé au Parc des expositions, malgré la location d'espaces dédiés et pouvant accueillir des dizaines de produits ! Pure folie !

Bien choisir un lieu c'est aussi envisager de dédier un espace à une animation. A titre d'exemple, si vous envisagez une animation musicale, pensez à faire de la place pour les musiciens, mais aussi pour que vos convives puissent danser ! Concernant la date n'ayez aucune crainte ! Certains prestataires peuvent vous mettre en relation avec des professionnels de la musique toute l'année, à n'importe quelle heure et partout en France ! Vous pouvez ainsi trouver un DJ pour entreprise en 5 minutes !

A éviter !

Evitez d'organiser votre événement dans une salle municipale, cela manque généralement de cachet. Evitez encore plus les manifestations sur la voie publique. En effet, pour créer une manifestation vous aurez besoin de l'accord de la préfecture de police et d'un service d'ordre. Evidemment, les nuisances seront moindres si votre événement ressemble plus à un vide-greniers qu'à de grands événements festifs et autres rassemblements sur la voie publique.

3. Inspirez-vous des tendances actuelles !

Afin d'organiser un événement d'exception, laissez-vous un minimum guider par les dernières tendances.

Le vert à la cote !

Cela s'applique notamment, au lieu que vous aurez à choisir pour organiser votre événement pro. Pour vous aider dans votre gymnastique intellectuelle, demandez-vous ce qui, aujourd'hui, est à la mode. Ces dernières années c'est l'écologie, la nature, le retour aux sources. Proposez donc à vos convives une soirée d'entreprise dans un lieu rural, plutôt qu'en plein centre-ville. Si vous êtes parisien et que vous souhaitez le rester, sachez qu'il existe des animations pour soirée d'entreprise d'exception !

Has been ou tendance ?

La carte de visite est, par exemple, au cœur de ces nouvelles tendances, à la fois ringarde et vintage ! Certains ne jurent plus que par le numérique et transmettent leurs coordonnées via des applications tel que Swapcard. C'est plus simple, c'est écologique (pas de déchets) et c'est dans l'air du tout numérique. D'autres préfèrent jouer délibérément la carte vintage en offrant des cartes de visites old fashioned et stylisées. N'oubliez pas, ce qui était ringard hier est tendance aujourd'hui !

L'indémodable !

Il existe toutefois certaines tendances, certaines animations, certains loisirs qui restent indémodables, comme la musique live ! Effectivement, le spectacle vivant est très recherché, tout autant qu'il est apprécié, notamment les spectacles musicaux avec un minimum de scénographie. En résumé, que ce soit pour des événements sportifs, des événements culturels ou professionnels les tendances du moment sont toujours à prendre en compte.

4. Prévoir une communication adaptée en amont et en aval !

La communication c'est le nerf de la guerre, avec ou sans agence événementielle ! Sur les réseaux sociaux, sur votre site internet, dans les boites aux lettres et dans le ciel, ne négligez pas votre communication, que ce soit avant ou après l'organisation d'un évènement.

Communiquer en amont !

De manière générale pensez à promouvoir vos événements des semaines à l'avance, voir un mois avant la date. Idem pour les invitations, il ne s'agit pas uniquement de faire de la communication digitale ou des relations presse... vous devrez suivre et parfois même relancer vos invités ! N'hésitez pas non plus à effectuer une relance quelques jours avant le jour J ou le jour même. Enfin, pensez à communiquer un plan d'accès.

Communiquer après !

Une fois votre événement professionnel terminé, il reste encore du travail, beaucoup de travail. Les conventions sociales voudraient que vous remerciiez vos convives. Et au-delà de cela, grâce aux photos et aux vidéos que vous avez dû prendre pendant l'événement, vous avez l'opportunité de partager tous ces bons moments ! Partagez vos souvenirs avec vos invités et partagez-les aussi avec vos futurs clients, partenaires ou collègues !

Faites le buzz avant, après, pendant...

Si vous organisez un événement au Palais des festivals de Cannes ou au Grand Palais, faites-le savoir au monde entier ! Idem pour tous les lieux atypiques que vous pourriez louer. Si vous louez la villa de rêve entourée de vignes et que vous faites venir vos invités en montgolfières, faites-le savoir aussi... Buzz assuré ! Un peu moins extravagant mais sympathique tout de même, un événement sur une péniche fait toujours sont petit effet !

Liste et le matériel pour éviter les désastres.

Pensez à faire une cheklist pour votre événement !

5. Organiser un événement professionnel en musique !

Vous savez désormais comment organiser un événement professionnel ! Pourtant il vous manque quelque chose d'essentiel : une animation musicale !

Des musiciens pour quelle occasion ?

De manière générale, les musiciens accompagneront vos invités et permettront à certains d'aller jusqu'au buffet, tandis que d'autres pourront s'élancer sur la piste de dance ! Toutefois, il y a des occasions qui ne peuvent pas se passer de musique : les fêtes de fin d’année, un anniversaire d’entreprise, les fêtes nationales et régionales ou encore le lancement d'un produit.

La musique : VIP et fédératrice...

Rien de tel pour développer une cohésion d'équipe, façon team building, que de faire danser vos collègues sur de la bonne musique ! La musique possède un grand nombre de vertus, dont celle de permettre de faire des rencontres et de créer de beaux souvenirs ! La musique est aussi un atout majeur si vous souhaitez donner une touche un peu VIP à votre événement professionnel : échanger un pas de danse peut-être plus efficace qu'échanger une carte de visite !

Une prestation musicale clé en main !

Linkaband, organisateur d'événements musicaux, peut donc vous proposer une prestation musicale clé en main ! Pas de paperasse et pas de stress, des prix transparents, une expertise professionnelle et des styles de musique pour tous les goûts ! Nous nous occupons de gérer l'événement musicale de A à Z. Il ne vous reste plus qu'à choisir un groupe de musique pour votre événement professionnel !

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Photos by Alvaro Reyes from Unsplash and from Istock
Tristan Michel

Journaliste attiré par les bonnes choses de la vie (sûrement parce que tout ce qui est bon est très mauvais !), Tristan a mis sa plume au service de la musique et de Linkaband en espérant un jour accéder au backstage de Bercy ! Du Zénith ! Ou de la U Arena ! Enfin là où le buffet est à volonté !

Vendredi 31 mai 2019

Dernière modification : Mercredi 18 mars 2020