Comment Organiser un Festival ?

Organiser un festival peut paraître comme une tâche démesurée, mais c’est tout à fait réalisable. Il faut faire le plein de caféine, car beaucoup de nuits blanches précèdent et succèdent la fête démesurée qui attend vos futurs festivaliers.

Ancien régisseur et aujourd’hui rédacteur pour Linkaband (expert dans l’organisation de concert) je vais brièvement passer en revue la check-list pour organiser un festival.

Les premières ébauches d'idées, le budget, la logistique, les musiciens, les obligations légales ; rien ne sera oublié, mais d’abord rappelons quelques chiffres…

Au cours de cette décennie, de nombreux festivals de musique ont vu le jour en France. Rien qu’en 2018, on recense plus de 1500 festivals de musique tous genres confondus dans l’Hexagone. Parmi eux, des événements à l’influence mondiale comme les Vieilles Charrues, Solidays, le Hellfest, Le Main Square, ou encore Lollapalooza. Et ils ne désemplissent pas…

L'année dernière (2019), 12 % des Français, soit, 1 sur 9, ont participé à un festival de musiques actuelles. Et ne sont concernés que les festivals d’au moins 15 000 personnes ! Avec 7.5 millions de festivaliers en 2019 sur seulement les 100 plus gros festivals, vous ne manquerez pas de trouver un public. L’affluence ne cesse d'augmenter, dépassant de 5 % l’estimation de l’année 2018. La France est donc une terre de festivals, propice à vos ambitions.

Tous les festivals musicaux racontent une histoire unique. Avant d’organiser un festival culturel, il faut déterminer le fil conducteur de votre association ou de l'événement.

À noter : Le nom de cette manifestation culturelle peut parfaitement bien faire l’objet d’une protection via un dépôt de marque auprès de l’INPI. Donc, assurez-vous que votre idée vous appartienne et qu’elle ne puisse pas susciter une quelconque contestation.

Vous avez d’ores et déjà sorti les crayons de couleur et imaginez une première maquette de votre festival. Celle-ci vous permettra de vous projeter pour pouvoir commencer la recherche d’un lieu. Il ne sert a rien de poursuivre vos efforts sans un lieu, car sans celui-ci vous ne pourrez commencer à prévoir la logistique, le budget et déposer les documents requis. Selon le lieu choisi (domaines publics et voies publiques), la réalisation de certaines démarches administratives peut être obligatoire.

Le cadre dans lequel organiser un festival ne doit pas être choisi au hasard. Trouvez un lieu qui répond à vos ambitions en fonction du thème, du nombre de festivaliers attendus, des infrastructures désirées, pour organiser un festival en plein air ou à l'intérieur.

La relation que vous entretiendrez avec un propriétaire de terrain est la plus importante. Il doit être dans vos premiers contacts. Ne le laissez jamais sans réponse. Et posez-lui toutes les questions possibles et imaginables.

À noter : L'accès à l’eau est souvent sous-estimé, mais primordial quand on visite une infrastructure, particulièrement en période estivale.

La meilleure structure pour organiser un festival, c’est association loi 1901. Si vous n’en avez pas, apprenez comment monter une association musicale. Voici les effectifs suggérés :

À noter : Pour tous les intervenants extérieurs, penser à leur faire signer un contrat d'engagement. C’est un contrat de travail à durée déterminée dit d'usage (CDDU). Comme tous les contrats, ils doivent être établis en deux exemplaires et signés par les deux parties. Pour les bénévoles, même s’il signe un contrat, ils ne sont soumis à aucune subordination juridique.

Commencez toujours à établir un budget pour un festival en fixant le strict montant que vous êtes prêts à investir. La suite est une géante soustraction. En répartissant le budget dans les différentes branches du festival, demandez régulièrement des devis pour avoir une idée exacte du coût réel et mieux répartir vos dépenses. Si à la fin il ne vous reste plus assez pour certains éléments essentiels vous pouvez soit réduire vos attentes ou alors frapper à la porte d’un investisseur en lui montrant exactement ce à quoi sera destiné son argent.

À titre d’exemple, lors du Hellfest les frais d’organisation s'élèvent à 41% du budget global, 27% pour le personnel permanent, 16% de charges artistiques, 9% pour la promotion du festival, 3% en frais de structure et finalement, 5% d’impôts et de taxes.

Un festival, même à but non lucratif, doit être un minimum rentable (en moyenne 50% de plus-value) . Précédemment, vous avez estimé le nombre de festivaliers, calculez leurs différentes consommations, le prix du billet et les autres dépenses en revoyant ce chiffre à la baisse. Mieux vaut une bonne surprise après s'être attendu au pire. Cette opération vous permettra d'établir la tarification souhaitée pour l’ensemble de l'événement.

Selon une étude du CNV, les ressources des festivals proviennent de recettes de la billetterie (38%), de ventes sur le site du festival dans les bars, la restauration, le merchandising et autres (19%), de subventions publiques (30%) et de partenariats privés (13%).

Nous reviendrons en détail sur le prix des billets vers la fin de cet article.

Il existe plusieurs obligations légales à remplir pour pouvoir organiser un festival. La première et principale étant l’accomplissement d’une formalité déclarative ou d’une demande d’autorisation auprès de la mairie ou de la préfecture. Mais ce n’est que le début, d’autres démarches administratives plus spécifiques pour la vente d’alcool, les droits de diffusion de musique, les règles de sécurité et l’assurance. Pas de panique, on vous explique tout…

Pour organiser un festival dans un espace public, il faut impérativement se munir d’une autorisation administrative. La demande doit s’adresser au maire ou au préfet de police dans certaines grandes villes comme Paris, Lyon ou Marseille. Vous devrez renseigner :

À noter : Si votre événement rassemble plus de 1 500 personnes, vous devez impérativement transmettre une demande d’autorisation aux autorités concernées entre 1 an et 1 mois avant le premier jour du festival. Cependant, si votre festival se déroule dans un lieu privé habilité en tant qu’établissement recevant du public (ERP), une simple déclaration suffit.

De manière générale voilà ce que dit la loi au sujet d’une buvette avec alcool dans un festival :

« Une association peut ouvrir une buvette à l’occasion d’un événement qu’elle organise, si elle remplit l’ensemble des conditions suivantes :

les boissons disponibles ne comportent pas ou peu d’alcool (elles appartiennent aux groupes 1 et 3 de la classification officielle des boissons), elle a adressé au maire de la commune concernée une demande d’autorisation d’ouverture de buvette temporaire au moins 15 jours avant le maire a accordé l’autorisation. »

Source : associations.gouv.fr

D’autres autorisations sont requises en fonction de la nature et l’emplacement du débit de boisson. Par exemple pour vendre des alcools de catégorie 4 et 5 (alcools issus d'une distillation) comme le whisky et le rhum, il vous faut vous munir (acheter) une licence IV.

À noter : Le respect des règles d’hygiène alimentaire peut être soumis à un contrôle pendant l'événement.

Vous devez déclarer chaque représentation musicale à la Sacem. En remplissant votre déclaration, précisez bien les œuvres interprétées figurant dans le répertoire de la Société des auteurs et compositeurs dramatiques (SACD).

L’une des fonctions de la Sacem est de collecter les droits d’auteur pour ensuite les reverser aux ayants droit. Cela s’applique dans un cas de figure ou vous organisez un festival pour engranger des bénéfices (billetterie, buvette, restauration…).

Si vous êtes en train d’organiser un festival, il y a de fortes chances que vous en soyez le responsable. Vous devez donc souscrire à une assurance festival qui couvre votre responsabilité civile. Cependant, il plane un risque non négligeable sur une quantité de matériel coûteux et fragiles (Systèmes son, infrastructures scéniques, électroménagers…).

Protégez votre portefeuille en prenant le temps de trouver une assurance qui couvre tous les imprévus d’un festival : Tempêtes et autres intempéries, incendies, grève des transports, inondation du terrain...

Chaque matin, dégagez un créneau pour répondre aux mails de l’association et passer chacun de vos appels téléphoniques avec les prestataires, les partenaires et la préfecture d’accueil.

Il faut vérifier chaque devis, les imprimer et les retourner signés auprès des prestataires et garder une trace écrite de tous vos échanges avec les acteurs de cet événement.

Il faut aussi répondre aux mails des autres membres de l’association et des bénévoles afin de les tenir informés des différentes informations concernant l’organisation du festival.

Ces missions sont indispensables. En effet, grâce à cela vous respecterez les délais lors de la préparation de l’événement, et obtenir des réponses plus rapidement.

Avec Linkaband, trouver des DJ ou des groupes de musiques pour ses événements musicaux n’a jamais été aussi simple. Demandez un devis gratuit ou faites une recherche simple pour trouver des talents parmi nos 20 000 artistes.

Renseignez simplement votre adresse, vos dates, votre budget, le style et le type de formation désirée. Notre moteur de recherche dévoilera une sélection de musiciens hors paires qui répondent à vos critères. En consultant leurs profils, vous pourrez écouter leurs musiques, voir leurs performances en vidéo, apprendre à connaître l’ensemble des détails qui entourent leurs prestations (prix, matériel...).

Le temps d’un nouveau pop-rock est-il venu ? À en croire Telegraph, il est déjà là ! Créé par les cousins et amis Julien, Matthieu et Maxime, il s'est imposé à coup d'hymnes imparables dans les salles de cinéma, les radios et vos playlists préférées. Pop, rock, folk... le tout en anglais, les trois complices ne cachent pas le rêve cosmopolite de leurs créations. Et ça marche !

En seulement trois titres, ils cumulent plus d’un million et demi d'écoutes. Telegraph fait des débuts prometteurs et séduit aux quatre coins du globe ! Taillée au cordeau, chaque chanson incarne l'essence d'une musique sincère et fédératrice. Un moment de partage à ne pas manquer sur scène 

Organiser un festival avec Telegrah

Fort de 13 ans d'activité en tant que DJ, il est disponible pour organiser un festival electro tous types d'évènements et il peut venir accompagné d'un saxophoniste !

Keeg a commencé à l'âge de 18 ans sur les ondes de Fun radio, puis il a voyagé dans l’Hexagone pendant 4 ans en se cherchant musicalement. Finalement, c’est en créant son groupe qu’il obtient son ticket pour voyager sur les scènes électroniques du monde.

Sa passion, c'est de partager toutes les musiques qu’il a pu entendre lors de ses nombreux voyages.

En tant qu’organisateur, vous serez ravi d’apprendre qu’il met un point d'honneur à être à l'écoute de vos demandes.

Organiser un festival avec KEEG

Qu'il est bon de voyager aux sons électriques de « Johnny Makam » ! Adaptant le répertoire traditionnel de Bulgarie, de Macédoine et de Turquie , le groupe nous emmène par leurs mélodies véloces et leurs rythmes percutants, aux portes de l'orient et des Balkans.

Organiser un festival avec Ebru Aydın

Charly’s Corner est né de la rencontre entre trois amis musiciens partageant un amour pour la musique, particulièrement pour le Jazz. Avec la liberté qu’offre le trio, nous reprenons ensemble un large répertoire de standards, allant du swing dansant aux ballades en passant par le be-bop. Les reprises ont été méticuleusement choisies parmi les artistes tels que Duke Ellington, Wes Montgomery, Erroll Garner.

Par ailleurs , le Charly’s Corner s’occupe aussi d’animer vos soirées d’entreprises, anniversaires, mariages. En effet, nous possédons un matériel de sonorisation de qualité (enceintes, table de mixage, micros…) suffisant pour un événement allant jusqu’à 300 personnes. Ils disposent aussi d’instruments de qualités qui permettent un rendu idéal.

Organiser un festival avec Le Charly's Corner

Avec une formation allant de 2 à 6 musiciens, Blood Of The Green, c'est l'occasion d'un voyage unique en terre celtique. Avec des chants de pirates, des chants de marins, des chants chantés et rechantés dans les pubs irlandais.

Les grands succès pop-rock sont aussi dans leur répertoire, à leur sauce bien entendu !

De Dropkick Murphys à The Dubliners, en passant par Daft Punk et KoRn, leur Celtic Power Folk enverra vos oreilles au 7ème ciel.. Ou plutôt sur la 7ème mer !

Organiser un festival avec BLOOD OF THE GREEN

Pour limiter le nombre et la gravité des accidents susceptibles de survenir lors d’un festival, il est impératif de prendre des mesures adéquates. La sécurité des festivaliers passe par plusieurs seuils : il y a d’abord la sécurité physique liée à l'environnement. Comme les mesures du « plan Vigipirate », la répartition des extincteurs, le traçage des voies et issues de secours...

Puis il y a la prévention. Beaucoup sont jeunes ou dans un état d'ébriété, il convient donc de leur rappeler quelques règles essentielles pour qu’ils n’emportent chez eux que de bons souvenirs. La Sensibilisation aux risques liés à l’usage de substances ou à des comportements sexuels sans précaution est incontournable.

Dans les deux cas, faites appel aux organismes et associations habilités. Pour la sécurité physique, il vous faudra joindre le service départemental d'incendie et de secours ou la commission départementale de sécurité. Ils vérifieront que les exigences en matière de sécurité des lieux sont remplies, et que les équipements nécessaires sont à disposition.

Contactez une société de gardiennage et d’agent de sécurité, généralement exigée par votre assurance. Ils auront les bons réflexes et vous informeront sur les bonnes pratiques à adopter et pourront désamorcer tout malentendu ou conflit.

À noter : les pompiers, la Croix-Rouge ou la Protection civile peuvent installer un stand sur place pour administrer les premiers secours plus rapidement en cas d’accident.

La communication c’est le phare de votre projet ! On peut organiser un festival historique avec les meilleurs artistes, mais si personne n’est au courant, la fosse sera bien vide. Ce point crucial vous fera gagner un maximum en visibilité si vous respectez quelques règles et stratégies de base.

Au cours de l’organisation d’un festival de musique, il faut se consacrer au développement de la communication de l’association et de l’événement. Pour commencer, il faut créer la page officielle de l’association sur les principaux réseaux sociaux : Facebook, Instagram, Twitter... Suivi de la création de l’événement, sur Facebook.

Il faut ensuite créer un compte RP (relation publique) avec une personne responsable de préparer et rédiger les publications. Celle-ci aura pour mission de créer le plan de communication, de développer la communication de l’événement, de partager les articles réalisés par nos partenaires médias. Il peut aussi rédiger des articles et mettre en place des jeux-concours pour accroître sa visibilité et sa crédibilité.

Une fois les rôles distribués et qu’une stratégie apparaît sur un calendrier, vous pouvez vous concentrer sur l’annonce...

C’est la façade de votre projet, sa carte de visite. Quand on partage une annonce, il faut veiller à son contenu. Elle doit indiquer l’essentiel des informations utiles :

Moins écolo, mais très efficaces : installer des affiches dans différentes villes en périphérie de votre festival. Et organiser des missions de distribution (flyers, plaquettes, banderoles, prospectus, bracelets, etc). Cela permet de répandre des informations sur le festival (Horaires, lieu, artistes) en pariant sur le bouche-à-oreille.

Juste avant la date de lancement, réalisez un « teaser » afin d'accroître la visibilité du festival et susciter l’intérêt des participants. Contactez des équipes de jeunes cinéastes qui seront ravis de prendre part à l'événement.

« 5 mois avant l’événement, nous avons réalisé un questionnaire afin de connaître au mieux la demande de notre public. Nous souhaitions savoir quel type d’alimentation et quel style de musique préconisaient nos festivaliers. Nous voulions aussi connaître leurs préférences concernant le choix du lieu ou le prix des billets. »

Voilà une idée brillante mise en place par une jeune organisatrice du nom de Mélanie. Ce questionnaire leur a permis d’orienter leurs choix et de satisfaire au mieux les participants. Un festival sur mesure, voilà le rêve de tous les festivaliers !

Particulièrement la presse régionale. L'arrivée d'un festival est un événement culturel qui fait couler de l’encre sur le papier. Contactez des journalistes locaux et n’ayez pas peur de voir grand en laissant des mails. Certains vous recontacteront pour une interview et d’autres demanderont un pass press pour relayer l'événement le jour J. Ne sous-estimez jamais l’importance des médias sur vos projets, ils sont parfois avocats, juges puis bourreaux.

Le prix moyen du billet est de 26€. Ce prix dépend de vos ambitions, n’essayez pas de gonfler votre marge de bénéfice, les festivaliers ne sont pas des pigeons. Ils veulent en avoir pour leur argent.

Si votre programmation ne contient pas de tête d’affiche à la renommée internationale, rendez le prix attractif. N’oubliez pas qu’une grande majorité des festivaliers sont des jeunes en vacances d'été.

Pour la prévente la vente et des billets, deux dispositifs sont fortement recommandés, car si vous multiplie l'accès aux billets vous multiplier la chance de tous les vendre :

La prévente permet d'éviter d'engorger les files d’attente à l'entrée du festival et de mieux se projeter lors des préparatifs, car vous pourrez suivre en temps réel la vente de vos places.

En générant un lien vers la billetterie, vous pourrez la relayer via vos réseaux sociaux et ceux de vos partenaires.

Pour choisir votre billetterie en ligne, vérifiez les frais d’utilisation, les commissions bancaires et la possibilité d’utiliser une application de scan des billets pour l’entrée.

Ne perdez pas vos devis ! Adressez de nombreuses demandes de devis pour comparer les prix. Triez-les pour pouvoir facilement les modifier, les négocier, les refuser ou les valider.

Organisez les livraisons ! Mais aussi les reprises. Maintenez un contact régulier avec vos prestataires pour pouvoir gérer un calendrier optimal. Cela évite de tout recevoir d’un coup sans la main-d’œuvre nécessaire.

Les poubelles ! Un festivalier n’est pas toujours très propre, et là où il y a consommation, il y a déchet. Contactez les éboueurs et la mairie pour disposer des bonnes poubelles pour le tri. Un camion pourra venir les récupérer le lendemain.

Envoyez le plan d’accès du lieu de l’événement et les informations nécessaires aux différents fournisseurs et acteurs pour éviter de passer la journée au téléphone.

Trouvez des repas pour les bénévoles, le staff, les artistes et la sécurité.

Adressez une demande de débit boissons au moins deux semaines avant l’événement

Faites-vous un numéro Siret auprès de l’INSEE

Organisez une réunion d’information. Trois jours avant l’événement, faites un rendez-vous avec toute l’équipe de la mairie, la sécurité et le commissaire de la ville afin de vérifier toute la partie logistique et sécurité du lieu pour veiller au bon déroulement du festival (par exemple : secours, électricité, sécurité, système sonore).

S’organiser pour un festival peut vite devenir compliqué. Pour vous aider, utilisez le rétroplanning et une application comme « Trello ». Vous pourrez vérifier l’avancement des différentes tâches lors de la réalisation de l’événement. « Trello » est accessible pour tous et s’avére extrêmement utile durant les dernières semaines de préparation du festival. Vous veillerez ainsi au respect du rétroplanning et pourrez relancer l’équipe sur des missions qui prennent du retard. En effet, il était important de vérifier si les missions avancent correctement ou si l'équipe a besoin d’aide.

Organiser un festival ou organiser un concert privé est un événement stressant. C’est pourquoi il convient de veiller à garder une bonne humeur pour entretenir un vent de motivation au sein de l’équipe. Quelqu’un doit donc endosser le rôle d’«Happiness manager ». Il consiste à se renseigner sur l'état d’esprit qui règne au sein de l'équipe et ponctuer la journée de petites attentions, pour que travailler reste un plaisir, et que tout le monde reste opérationnel pour le jour j.

Maintenant que vous savez comment organiser un festival de musique et même, comment organiser un festival culturel tout simplement, il est temps de se relever les manches et de mettre les mains à la pâte !

Pour toutes vos recherches de groupe de musique rock, pop, jazz… faites confiance aux experts Linkaband. Ils vous délivreront un devis gratuit dans les plus brefs délais et prêteront une oreille attentive à vos demandes.

Parce que, chez Linkaband, chaque jour est un festival de musique !