Pour être remboursé de tes frais (transport, essence, hébergement…), tu dois d'abord les estimer et les inclure dans ton devis, dans la catégorie « frais supplémentaires », avant sa validation : Comment ajouter des frais supplémentaires au devis ?
Le remboursement se fait ensuite différemment selon ton statut.
Tu es indépendant (micro-entreprise ou association)
Tu n'as qu'à inclure tes frais directement dans la facture que tu nous adresses.
Comment établir une facture conforme ?
Tu es payé en cachet
Tu devras justifier tes frais. Une fois le devis validé des deux côtés, tu peux déposer tes justificatifs directement dans les informations de facturation de l'événement.
Il existe deux types de justificatifs :
Note de frais kilométrique
Si tu as utilisé ton véhicule personnel pour te rendre sur le lieu de ta prestation, il te suffit de compléter la note de frais kilométrique, de joindre la photocopie de ta carte grise, et de déposer ces documents en suivant la procédure décrite ici : Comment déposer mes justificatifs de frais supplémentaires ?
⚠️ Le barème kilométrique de l'URSSAF est réservé aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel : la carte grise doit donc être à ton nom. Si elle est au nom de ton conjoint ou de ta conjointe, tu devras prouver que vous appartenez au même foyer fiscal.
Ce barème suffit généralement à rembourser l'intégralité des déplacements (péages compris).
Je télécharge ma note de frais kilométrique
Autres frais
Tu peux également justifier tes frais par une note de frais accompagnée des reçus ou factures (essence, location de matériel, restauration, hébergement…) datés du jour de la prestation, et déposer ces documents en suivant la procédure décrite ici : Comment déposer mes justificatifs de frais supplémentaires ?
Je télécharge ma note de frais
Bon à savoir
Le remboursement est plafonné :
- si le montant de tes justificatifs est supérieur aux frais prévus dans le devis, nous ne pourrons te rembourser au maximum que le montant prévu dans le devis ;
- si le montant de tes justificatifs est inférieur aux frais prévus dans le devis, nous ne pourrons te rembourser au maximum que le montant couvert par tes justificatifs.
Tu as des questions ?
