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Comment établir un budget pour son événement ?

Peu importe le type d'événement que vous planifiez et quelle que soit sa taille ; un budget d'événement clair, précis et complet sera très important. Sans un budget événementiel fonctionnel, vous ne serez pas en mesure de gérer efficacement les dépenses de votre événement, vous risquez donc de dépenser plus que ce dont vous avez besoin (ou que vous pouvez), ce qui nuit à la rentabilité de votre événement. Suivez ce guide étape par étape pour optimiser vos dépenses et soulager un peu la pression sur vos épaules.

Comment établir un budget pour son événement ?

Ne tardez pas à créer votre budget. Cela peut sembler une tâche ardue, mais c'est une première étape essentielle dans votre parcours de planification d'événements. Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez nous demander l'animation musicale. Mais n'allez pas trop vite et lisez d'abord les étapes suivantes…

Créer un budget pour un événement peut être écrasant ! Avec une longue liste de dépenses, il peut être tentant de sauter la planification et de passer directement à la signature de contrats avec vos fournisseurs. Bien que cela puisse sembler être la voie la plus facile - sans budget clair, vous vous préparez à le faire exploser.

Faites des recherches pour mieux comprendre l'environnement

Afin de pouvoir organiser un événement réussi, il est important de vérifier ce que font vos concurrents avec leurs événements.

Recherchez d'autres événements similaires au vôtre et rassemblez autant d'informations que possible sur la façon dont ils abordent leur budget. Par exemple, recherchez le taux de décoration en vigueur dans votre région et/ou votre créneau. Si, par exemple, vous avez découvert que le tarif en vigueur est plus élevé que ce que vous prévoyez de dépenser (ou ce que vous avez dépensé pour un événement précédent), alors c'est un bon signe que vous devriez réduire votre budget de décoration.

Bien qu'il soit impossible de connaître le coût standard de chaque article, vous devez essayer de faire de votre mieux pour vous assurer que votre événement reste rentable.

Évaluez les événements passés

Vos événements passés peuvent vous fournir une mine de données et d'informations sur la création d'un budget pour votre prochain événement.

Évaluez vos événements passés pour comprendre les domaines dans lesquels vous avez dépassé ou sous-dépensé. Vous avez dépassé les coûts d'impression ? Vous voudrez peut-être ajuster votre budget ou envisager de nouveaux fournisseurs.

Par exemple, si après avoir évalué votre événement précédent, vous vous êtes rendu compte que vous avez dépensé trop pour la nourriture, vous pouvez entrer dans votre plan de haut niveau avec une meilleure compréhension de la façon dont vous devrez ajuster votre budget.

Déterminez votre événement et un budget global

Commencez par les bases, vous devez clairement identifier le type d'événement que vous planifiez et le budget global de l'événement. Il est toujours préférable de commencer à concevoir un événement autour de vos ressources disponibles et non l'inverse.

Vous organisez un cocktail avec 10 000 euros à dépenser ? Une conférence utilisateurs avec un budget de 200 000 euros ? Une réunion d'équipe avec un budget de 2 000 euros ? Quel que soit l'événement, la première étape consiste à identifier ce que vous avez à dépenser.

Ce budget global evenementiel peut provenir d'un responsable, d'un service financier ou de votre propre budget que vous gérez. Bien que les processus d'identification d'un budget varient, l'importance de cette étape est vraie.

Estimez vos coûts

Ainsi, un aspect clé de la création d'un budget d'événement est d'identifier toutes les sources probables de dépenses de revenus de l'événement, puis d'estimer les coûts. Toutes les dépenses potentielles doivent être répertoriées, estimées et suivies, et toutes les sources de revenus possibles doivent également être identifiées pour justifier combien d'argent nous pouvons dépenser afin de garantir que l'événement reste rentable.

Tout d'abord, vous devez identifier vos éléments de haut niveau, avant de passer aux plus petits. Même si vous souhaitez regrouper des catégories de dépenses, plus vous êtes détaillé, plus votre budget sera organisé et précis. Voici des catégories de dépenses typiques de haut niveau :

  • Salle : Finaliser toutes les dépenses prévues liées à la location de la salle : entretien ménager, sécurité, assurance, etc.
  • Transport et logistique : Remorques si besoin, navettes, transferts événementiels, et autres dépenses liées au transport. Vous devrez peut-être également tenir compte des frais de carburant, d'assurance et de péage.
  • Nourriture et boissons : Certains lieux peuvent vous obliger à utiliser leur restauration et peuvent également nécessiter des dépenses minimales, obtenez autant d'informations que possible. Si vous êtes autorisé et prévoyez d'amener votre propre traiteur/chef, gardez à l'esprit que vous devrez prendre en compte les pourboires et autres suppléments (qui peuvent ajouter jusqu'à 30 % au coût initial).
  • Groupe ou DJ : Leur prix dépend du lieu et de la date de votre événement. Dans certains endroits, les couples passeront une alliance coûtant en moyenne 720 euros. Les coûts peuvent aller aussi bas que 500 euros et atteindre jusqu'à 2000 euros.
  • Effectif : De combien de personnes avez-vous besoin ? Combien coûtent-ils selon leur rôle ? Combien coûte un agent de sécurité ? Un barman ?
  • Marketing : Quels seront les frais de marketing événementiel ? Existe-t-il un budget défini pour les publicités Facebook, le marketing traditionnel, les cadeaux et les prix des concours ? Avez-vous pensé à la signalétique et à l'image de marque à l'intérieur et à l'extérieur du lieu ?
  • Technologie événementielle : Combien cela coûtera-t-il d'obtenir une couverture Wi-Fi supplémentaire dans votre salle par rapport aux espaces publics ?
  • Transport : Y a-t-il un bloc de chambres pour votre événement ? Combien faudra-t-il pour transporter toute votre équipe ? Et une fois sur place, est-ce que ce sera un trajet en taxi de 100 $ jusqu'au site ? Quel est le per diem pour les repas de votre équipe par jour ?
  • Mobilier et équipement : La salle est-elle entièrement équipée ? Combien cela coûtera-t-il d'être entièrement équipé ? De quoi avez-vous besoin ?

Obtenir des devis et négocier avec des fournisseurs potentiels

Recherchez des fournisseurs potentiels pour les articles indispensables et créez une liste restreinte de 2 à 3 fournisseurs potentiels pour chaque article afin de vous assurer que vous pouvez tirer le meilleur parti de votre temps précieux en évaluant et en négociant uniquement avec les fournisseurs les plus idéaux.

Sur la base de cette liste restreinte, vous auriez dû être en mesure d'avoir une estimation plus claire des dépenses de chaque article, ou même de verrouiller les fournisseurs lorsque cela était possible.

Gardez une trace de votre coût réel

Comme son nom l'indique, cette colonne est l'endroit où vous suivrez le coût réel de l'article. Cette étape est cruciale pour les futures sessions de budgétisation afin de comprendre comment les coûts augmentent (ou diminuent). Il servira de référence lors de la planification de l'événement pour les années à venir.

Comment optimiser le budget de votre futur événement ?

Créer un budget événementiel solide et le respecter vous procurera les avantages suivants (et plus) lors de la planification et de l'organisation de votre événement :

  • Un budget réduit les dépenses inutiles
  • Élimine les inefficacités et les redondances dans le processus de planification d'événements (c'est-à-dire que vous n'avez pas besoin de visiter un lieu potentiel qui est en fait hors de votre budget)
  • Permet de connaître vos sources de revenus pour les maximiser
  • Améliore vos processus globaux de planification et de gestion d'événements
  • Fournit un point de données aux parties prenantes et aux sponsors de l'événement afin que vous puissiez prouver la valeur et la performance de l'événement
  • Vous permet de calculer plus facilement le retour sur investissement des événements
  • Et de maintenir la cohérence lors de la planification d'autres événements à l'avenir

N'oubliez pas que les événements peuvent être imprévisibles

Malgré une planification méticuleuse, il y a toujours la possibilité de changements dans votre budget.

Les fonds de prévoyance sont des fonds créés pour faire face à tout scénario ou urgence imprévue qu'une entreprise peut rencontrer à tout moment.

Aucun événement ne se déroule à 100 % selon le plan, il est donc important d'allouer au moins 15 % à 20 % du budget global de l'événement en tant que fonds de prévoyance.

Sans cet élément critique, vous risquez de ne pas être totalement préparé pour votre prochain événement. Cependant, tant que vous suivez les étapes simples ci-dessus et gardez à l'esprit tous nos petits trucs et astuces, vous pourriez être sur la bonne voie pour créer le meilleur événement (le plus rentable) de l'année. Maintenant vous pouvez vous tourner vers nous pour trouver votre groupe ou votre propre DJ privé !

Bryan Kulka

Bryan Kulka

Journaliste international constamment en quête d'évasion. Après avoir exploré l'Amérique Latine et l'Asie, il atterrit aujourd'hui sur la planète Linkaband pour une nouvelle aventure musicale.

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