Organisation événement sportif : 7 étapes ! | Linkaband ©

Organisation événement sportif : Le guide en 7 étapes !

Linkaband vous dévoile toutes les étapes pour vous accompagner dans votre organisation d'événement sportif. Un tel événement demande beaucoup de préparation et de démarches. Voici tous nos conseils pour s’y retrouver et organiser une manifestation sportive digne de ce nom !

Organisation événement sportif : des supporters encourageant leur équipe.

@nickxshotz

Vous souhaitez organiser une compétition sportive de course à pied, d’arts martiaux, de natation, de sports nautiques, ou encore un tournoi de tennis ? Linkaband vous propose d’accompagner l’organisation de manifestations sportives de musique live pour réchauffer le cœur et fédérer les équipes. Découvrez nos animations musicales !

Organisation événement sportif : Les prémices

Si vous lisez cet article, c’est que vous avez déjà probablement une idée en tête de ce à quoi devrait ressembler votre événement.

Maintenant, il est temps de la préciser et de penser à tous les détails :

  • Quel est l’objectif de votre événement sportif ?
  • Quel sport avez-vous choisi de mettre à l’honneur ?
  • Comment se déroulera l’événement (durée des matchs, système de qualification…) ?
  • À quelle type de cible votre événement s’adresse-t-il ?
  • Combien de participants attendez-vous ?
  • Où se déroulera l’événement ? À quelle date approximative ?
  • Quelles sont les récompenses pour les gagnants ?
  • Votre projet événementiel prend forme ! Définir tous ces paramètres vous permettra d’y voir plus clair et d’entamer la suite de l’organisation de l’événement sportif.

    Organisation événement sportif : Estimation de budget

    L’étape clé pour connaître la faisabilité de son événement est de calculer le budget nécessaire. Organiser un événement sportif nécessite un budget important, c’est donc une étape à ne pas négliger.

    Dans votre estimation de budget, prenez en compte :

  • Location du lieu
  • Location du matériel
  • Membres internes à l’organisation de l’événement sportif
  • Prestataires externes (musiciens, traiteur, fournisseurs…)
  • Communication
  • Organisation événement sportif : Trouver des financements

    Les compétitions sportives qui ont lieu dans les locaux municipaux peuvent être aidées par leur mairie : prêt de matériel, d’installations et aide financière. Mais cette aide municipale reste en général très faible.

    Il vous faudra donc trouver des sponsors pour financer votre organisation d’événement sportif. Le sponsoring est l’une des meilleures solutions pour une association sportive, qui peut trouver des partenaires assez facilement : entreprises d’équipements sportifs, médias qui relaient les événements sportifs et culturels, ...

    Organisation événement sportif : Les autorisations et démarches administratives

    L’organisation d’événement sportif comprend aussi une grande partie administrative. En effet, ce genre de grands événements est très encadré et doit respecter la loi.

    Pour organiser un événement sportif, vous devez faire les déclarations suivantes :

  • Déclaration de l’événement à la sous-préfecture (4 à 6 semaines avant le jour J)
  • Déclaration à la mairie si votre événement regroupe plus de 1500 personnes et est à but lucratif
  • Déclaration auprès du préfet du département si l'événement se déroule sur la voie publique (au minimum trois mois avant la date)
  • Les déclarations nécessaires varient selon les disciplines sportives exercées et les emplacements des événements sportifs.

    Les autres obligations de l’organisation d’événement sportif :

  • Faire une demande de débit de boisson
  • Souscrire à une assurance
  • Soumettre les participants à un contrôle médical
  • Autorisation de la SACEM pour diffuser de la musique
  • Pour en savoir plus, consultez cet article Weezevent : Réglementation pour l’organisation d’un événement sportif.

    Organisation événement sportif : un homme remplit des papiers

    @homajob

    Organisation événement sportif : Monter son équipe

    Les grands événements sportifs nécessitent une organisation de taille. En tant qu’organisateur ou organisatrice, vous devez vous entourer d’une équipe solide et compétente.

    Vous aurez besoin :

  • d’une équipe de sécurité pour couvrir un événement d’une telle ampleur,
  • de mains d’œuvre pour monter et démonter les installations,
  • d’une équipe pour gérer la sonorisation,
  • de personnel de nettoyage,
  • de personnes pour gérer la billetterie et la trésorerie,
  • de personnes pour tenir les stands (buvette, achat de souvenirs…),
  • de musiciens pour l’animation musicale de votre événement sportif,
  • chargé de communication digitale et physique pour promouvoir l’événement et attire des spectateurs,
  • La logistique événementielle est complexe, ne sous-estimez pas vos besoins en personnel !

    Organisation événement sportif : La communication

    La communication concernant un événement sportif est primordial. Mieux vous le faites, plus votre événement sera rentable. En effet, c’est ce qui permet de faire connaître votre mouvement sportif, d’attirer du monde et donc d’augmenter les recettes.

    Les associations sportives possèdent souvent un chargé de communication événementielle au sein de leur équipe, mais si ce n’est pas votre cas vous pouvez faire appel à une agence de communication qui s’occupera de cette partie pour vous.

    Pour communiquer sur un grand événement sportif, n’hésitez pas à distribuer des flyers dans les rues et à coller des affiches. Les réseaux sociaux, quant à eux, sont très efficaces pour toucher un public plus ciblé, selon la pratique sportive mise à l’honneur. Pensez aussi aux relations presse qui peuvent être très utiles.

    Organisation événement sportif : Finir en beauté avec un concert !

    Pour récompenser les participants et les convives, rien de mieux que de finir en musique !

    Linkaband vous propose un panel de 20 000 artistes pour animer votre événement sportif. Une offre clé-en-main pour vous simplifier la gestion événementielle et vous concentrer sur les autres éléments de l’organisation d’une manifestation sportive. Des groupes de musique, musiciens et DJ professionnels pour événement, avec chacun leur propre style, pour animer votre événement comme il se doit. De quoi faire une belle remise des prix et poursuivre la soirée dans la bonne humeur !

    4.65/5 - 10 votes
    Crédits photo : Nicholas Green - Scott Graham
    Léa Dréano

    Passionnée par la musique et les voyages, elle aime écrire sur ses sujets favoris. Elle laisse aujourd’hui parler sa plume pour vous faire découvrir la musique sous un autre angle.

    Mercredi 25 mai 2022

    Dernière modification : Mercredi 25 mai 2022

    COOKIES.TITLE1COOKIES.TITLE2

    COOKIES.P

    COOKIES.INFO
    COOKIES.REFUSECOOKIES.CHOOSECOOKIES.ACCEPT