Animation festival : Comment l’organiser ?
Définir le thème
Tous les festivals suivent une trame et racontent une histoire unique. La première étape pour monter votre événement est de définir un thème qui colle à l’image de votre association ou entreprise. Il vous permettra de démarcher des partenaires et artistes pertinents ainsi que de déterminer une programmation et un lieu adéquat. Choisissez aussi ses composants. Un festival de musique incorpore souvent des éléments de danse, cinéma et théâtre. L’animation est au cœur du projet alors faites jouer votre imagination pour allier différentes disciplines. Même si la saison estivale est très prisée pour ce genre manifestation, définissez une temporalité à votre event. Hiver ou été ? Sur un jour ou une semaine ? Last but not least, il est important de décider du style du festival : classique, musique électro ou jazz. Il s’agit d’une étape cruciale pour cibler son public.
Animation festival : Le cadre et la déco
Il ne sert à rien de poursuivre vos efforts si vous n’avez pas de lieu. En effet, celui-ci vous permet de prévoir la logistique, le budget et de déposer les documents requis. Votre lieu de fête ne doit pas être choisi au hasard. Il doit pouvoir accueillir vos infrastructures nécessaires à la manifestation et doit être proportionnel au nombre de festivaliers attendus. Préférez vous un extérieur ou une salle ? Prenez en compte la saison et l’ambiance voulu. Ne négligez pas l'accès à l'eau, surtout en période estivale….
Animation festival : Votre équipe
La meilleure structure pour créer un festival est une association de loi 1901. Voici une liste d'effectifs indispensables au bon déroulement de votre événement: un chef de projet, un comptable, des manutentionnaires, des commerciaux, des hôtes et hôtesses d’accueil, des barmen, un ou des graphistes, des ingénieurs son et des bénévoles. Pour bien choisir les collaborateurs qui vous accompagneront, optez pour des spécialistes des domaines que vous aviez choisis lors des précédentes étapes. Si vous organisez un festival de musique techno, préférez des intervenants qui ont déjà organisé ce genre de manifestation ou qui connaissent bien l’univers techno. Pensez que pour tous les intervenants extérieurs, il est primordial de leur faire signer un CDD d’usage. Concernant les bénévoles, même si vous leur faites signer un contrat, ils ne sont soumis à aucune subordination juridique.
Les artistes pour votre festival musical
Le choix des artistes doit être en accord avec le thème du festival. Si il s’agit d’un événement de musique latino, il ne serait pas pertinant de booker un groupe de gospel anglais par exemple. Si vous envisagez d’embaucher des artistes rémunérés, il est vivement conseillé de miser sur des chanteurs renommés. N’oubliez pas de leur faire signer un contrat d’engagement ! Pour les petits budgets ou les festivals étudiants, il est monnaie courante de faire appel à des artistes amateurs alors ne lésinez pas sur le démarchage de musiciens émergents. Avec Linkaband, trouver des DJs ou artistes pour vos évènements musicaux n’a jamais été aussi simple. Demandez un devis gratuit ou consultez notre catalogue de 20 000 talents !
Les obligations légales pour une animation festival
Combien coûte une animation festival ?
Un festival représente forcément un certain coût. Entre la location de matériel, les assurances, privatisation d’un lieu, sécurité et cachet des artistes, il est facile d’exploser sa tirelire rapidement. Prévoyez un budget minimum de 5000 euros pour parer à toute éventualité mais tout dépend de l’ampleur et la durée que vous souhaitez faire prendre au festival. Chez Linkaband, nous vous proposons des artistes en tous genres à partir de 250 euros. Retrouvez l’intégralité de nos artistes sur notre catalogue en ligne ! Renseignez votre localisation, dates, budget et genre de musique et vous n’avez plus qu’à choisir vos artistes favoris.
Quelles sont les déclarations ou demandes d’autorisation nécessaire pour un festival ?
Si vous organisez votre festival dans un espace public, une autorisation administrative est obligatoire. L’association devra alors se rapprocher de la mairie ou du préfet de police pour indiquer l’identité de l’organisateur, les dates et horaires, le lieu et les sonorisations prévues pour votre événement. Idem si le festival prévoit plus de 1500 personnes, rapprochez vous des autorités compétentes pour obtenir une autorisation au moins un mois avant le date de début. Si la manifestation se tient dans un lieu privé habilité à recevoir du public, une simple déclaration suffit. D’autres autorisations peuvent être nécessaires notamment pour la mise en place d’une buvette, il vous faudra faire une demande à la mairie au moins 15 jours avant le festival. Pour les boissons vous devrez aussi respecter les normes d'affichage, hygiène et de sécurité. Si vous prévoyez la diffusion et l’interprétation d'œuvres musicales, il convient d’obtenir l'autorisation de la SACEM sans oublier le paiement des droits de diffusion.
Contracter une assurance pour un festival
En tant que responsable et organisateur du festival, l’association de loi 1901 se doit de souscrire à une assurance pour couvrir sa responsabilité civile. Tenez compte de la dimension humaine mais aussi matérielle de l'événement. Préservez votre porte-monnaie en prenant le temps de trouver un assurance qui couvrira tous les imprévus qu’un festival peut avoir à supporter : intempéries, inondation, incendie… Certaines assurances peuvent être ajoutées en fonction de vos besoins.
Les normes de sécurité d’un festival
Il est du devoir de l’association de veiller à la sécurité des festivaliers et des équipes afin de limiter les accidents. Vous devez donc tout mettre en œuvre pour faire respecter les règles de sécurité en vigueur autant par le public que les membres du staff. Lorsque la situation l’exige (événement de plus 1500 personnes par exemple), la formation d’un ordre de sécurité est obligatoire. N’oubliez pas de vérifier l'intégralité de vos infrastructures et équipements afin de limiter les risques d’accidents. Par ailleurs, les autorités peuvent demander l’intervention d’un service de secours. Antenne locale de la croix rouge, pompiers, secouristes… Le choix vous appartient.