Organiser un événement : A à Z | Linkaband ©

Organiser un événement : le A à Z de tout ce qu’il vous faut !

Fiches liées par des fils sur un mur pour une bonne organisation

De plus en plus d’amateurs se lancent dans le projet d’organiser un concert, une soirée festive ou un spectacle. En France la réglementation du spectacle est stricte : il vous faudra obtenir une licence d’entrepreneur de spectacles pour organiser des concerts régulièrement

Pour moins de 6 représentations sur l’année, la licence n’est pas nécessaire, cependant vous devez vous déclarer auprès de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) de votre région.
Pour assurer votre événement contre tout manque d’organisation, voici les étapes de A à Z pour marquer les esprits et assurer le succès de votre concert !

La planification

A – Votre projet prend vie

Vous devez définir les grandes lignes de votre projet, son but aussi ! Pour cela assurez vous de penser au thème, au nom de l’événement, au lieu où se déroulera votre concert et à l’équipe avec laquelle vous vous lancez.

B – Partenariat

Utilisez toutes les connexions que vous avez ! Trouvez des partenaires pour promouvoir et financer votre projet. Profitez des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, Blogs…).

C – Etude de marché

Vous cherchez à mettre en avant une cause qui vous est chère ? Vous cherchez à récolter des fonds ou à faire connaître les artistes programmés ? Dans tous les cas, déterminez pertinemment l’endroit et la date de votre événement et évitez ainsi une mise en concurrence mal-venue !

D – Date et lieu de votre concert

Le lieu et la date sont déterminants pour le succès de votre évènement. Servez vous de toutes les informations à votre disposition et mettez toutes les chances de votre côté !

Tâches administratives

E – Administration

Une fois votre recherche de salle validée, informez la mairie et déposez un dossier à la préfecture. Souscrivez à une assurance pour couvrir les dommages lors de votre évènement. Mieux vaut prévenir que guérir !

F – Règlementation

La règlementation en France oblige de déclarer l’évènement aux organismes de gestion des droits d’auteurs (Sacem, Sacd…). Le site coulisses Orfeo vous guide étape par étape pour vous déclarer dans les règles auprès de la SACEM.

G – Aménagement

Le design de votre évènement prend forme : scène, effets visuels, éclairage, la foule, backstage… La préfecture doit valider au préalable votre plan d’aménagement. Pensez aux moindres détails : emplacement de la caisse, accueil, bar, restauration…). Si vous souhaiter installer un bar, assurez-vous d’obtenir une licence pour la vente d’alcool.

H – Sécurité

Faites appel aux pompiers ou organismes agrées pour vérifier le plan d’aménagement et vous assurer que tout est aux normes. Faites appel à une société spécialisée pour assurer la sécurité et le bon déroulement de votre évènement.

Nécessaire pour toutes urgences et liste pour tous désastres. Couleurs rouge et blanc

Mieux vaut prévenir que guérir. Assurez vous de bien communiquer auprès de votre public sur les comportements à éviter et ceux à suivre !

I – Facturation

Faites signer les contrats à vos artistes et préparez les règlements des cachets. Prévenez votre banque afin d’avoir du liquide pour vos fonds de caisse et dématerialiser les flux d’argent après votre concert.

Le financement

J – Finance

Calculez le coût total de l’évènement incluant le matériel, location de la salle, artistes, sécurité, nettoyage, employés.

K – Vente

Calculez le coût de votre événement afin de déterminer le prix des places. Prenez en compte le salaire des employés (graphiste, techniciens, sécurité, installation, photographe). Concernant les billets faites appel à un prestataire de billetterie dématérialisée. Une fois les billets imprimés, vous devrez mettre en place un réseau de billetterie (magasins et événements partenaires).

Soignez la programmation

L – Performance

Qui va être la rock star de votre concert ? Si ce n’est pas vous, favorisez une tête d’affiche connue et si possible locale ! Pour la première partie, tournez vous vers un ou une artiste prometteur quitte à faire fi de la notoriété.

M – Technique

Assurez-vous de connaitre toutes les conditions techniques relatives à votre salle, à votre scène (prises électriques, câblage, sorties de secours, éclairage, mesures de sécurité…).

N – Matériel

Vous pouvez louer le matériel nécessaire pour faire des économies (scène, son, lumière, vidéo, effets artistiques).

O – Tests du son

Assurez-vous de faire de nombreux tests du son pour un concert optimal et afin de prévenir des risques auditifs (traumatisme sonore).

P – Logement

Si votre budget vous le permet, réservez de chambres d’hôtel pour vos artistes. Si votre budget est limité, pour pouvez leur recommander des hôtels et effectuer les réservations.

Q – Tests de l’éclairage

Assurez-vous que l’éclairage fonctionne ainsi que tous vos effets spéciaux (projecteur de confettis, fumée…).

Evénement exterieur : soirée dansante et musiciens sous kiosque avec éclairage parfait

Avec un éclairage pertinent, mettez en avant les musiciens et arrangez vous pour que la piste soit accueillante pour tous les potentiels danseuses et danseurs

Managez votre équipe

R – Employés

Recrutez techniciens, graphiste, intermittents du spectacle et imprimeurs. Si votre budget est limité, utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir votre évènement. Faite appel à des bénévoles pour limiter les coûts. Une fois votre équipe au complet, c’est l’heure de la signature des contrats.

S – Jour J

Organisez une réunion avant le début de votre concert avec tous les bénévoles, intermittents du spectacle, techniciens… et souhaitez à tout le monde bonne chance ! Motivez vos troupes avant la bataille pour le plus grand plaisir de tous !Utilisez toutes les connexions que vous avez ! Trouvez des partenaires pour promouvoir et financer votre projet. Profitez des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, Blogs…).

Communiquez

T – Promotion

Vous avez votre équipe, la salle, le matériel ; il ne reste plus qu’a faire savoir au monde entier lorsque votre évènement se déroulera. Si vous avez une belle enveloppe budgétaire, faites appel a un graphiste pour réaliser vos affiches et design pour vos réseaux sociaux. Si votre budget est limité, postez en amont des messages sur les réseaux sociaux pour créer le buzz et attirer les foules.

U – Publicité

Si vous avez fait appel a un graphiste et imprimerie, il est temps de coller, partout en ville, vos affiches et demander à des amis de vous aider à les distribuer dans des lieux stratégiques. Contactez les médias et la presse pour booster votre visibilité.

V – Promouvoir

C’est pratiquement le jour J, boostez les messages sur les réseaux sociaux, faites parler la presse.

Accueillez votre public avec brio

W – Accueil du public

Choisissez un emplacement stratégique pour l’accueil. Ce doit être visible et accessible. Se sera un point de RDV et un point info pour la foule.

X – Caisse

Assurez-vous d’avoir les fonds de caisse nécessaire (monnaie) et un agent de sécurité a proximité.

Y – Hospitalité

Faites bonne impression et prenez le temps d’accueil votre public, la presse, vos partenaires et invités : une bonne presse est essentielle.

Z - Répétition

Prenez le temps de vérifier que tout fonctionne et répétez. C’est une étape importante qui vous permettra de corriger les imperfections et garantir le succès de votre évènement.

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Photos by Alvaro Reyes from Unsplash and from Istock
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Vendredi 31 mai 2019

Dernière modification : Vendredi 31 mai 2019