Organiser un événement : A à Z | Linkaband ©

Comment organiser un événement et le réussir ?

Organiser un concert, une soirée festive ou un spectacle cela peut être un métier ! Vous êtes un particulier, une association prêt-e à vous lancer dans l'organisation d'une animation pour une occasion particulière ? Vous cherchez à savoir comment organiser un événement professionnel ? Voici une liste de recommandations incontournables pour réussir son événement.

Fiches liées par des fils sur un mur pour une bonne organisation

En France la réglementation du spectacle est stricte : pour organiser des concerts régulièrement, il vous faudra obtenir une licence d’entrepreneur de spectacles. Une autorisation spécifique suffit pour une date ponctuelle. Pour moins de 6 représentations sur l’année, la licence n’est pas nécessaire, cependant vous devez vous déclarer auprès de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) de votre région.

Pour assurer votre événement contre tout manque d’organisation, voici les étapes à prendre en compte, de A à Z, pour marquer les esprits et assurer la mise en place, le déroulement et la clôture de votre événement ou de votre concert !

La planification

A – Votre projet prend vie

Vous devez définir les grandes lignes de votre projet, son but aussi ! Pour cela assurez vous de penser au thème, au nom de l’événement, au lieu où se déroulera votre concert et à l’équipe avec laquelle vous vous lancez.

B – Partenariat

Utilisez toutes les connexions que vous avez ! Trouvez des partenaires pour promouvoir et financer votre projet. Profitez des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, Blogs…).

C – Etude de marché

Vous cherchez à mettre en avant une cause qui vous est chère ? Vous cherchez à récolter des fonds ou à faire connaître les artistes programmés ? Dans tous les cas, déterminez pertinemment l’endroit et la date de votre événement. Prenez le temps de réfléchir au public visé pour optimiser ainsi de nombreux pans de l'événement et évitez ainsi une mise en concurrence mal-venue !

D – Date et choix du lieu de votre événement

Le lieu et la date sont déterminants pour le succès de votre évènement. Servez vous de toutes les informations à votre disposition pour fixer la date et choisir le lieu en fonction des événements locaux et nationaux. Mettez ainsi toutes les chances de votre côté !

Tâches administratives

E – Administration

Une fois votre recherche de salle validée, informez la mairie et déposez un dossier à la préfecture. Souscrivez à une assurance pour couvrir les dommages lors de votre évènement. Mieux vaut prévenir que guérir !

F – Règlementation

La règlementation en France oblige de déclarer l’évènement aux organismes de gestion des droits d’auteurs (Sacem, Sacd…). Le site coulisses Orfeo vous guide étape par étape pour vous déclarer dans les règles auprès de la SACEM.

G – Aménagement

Le design de votre évènement prend forme : scène, effets visuels, éclairage, la foule, backstage… La préfecture doit valider au préalable votre plan d’aménagement. Pensez aux moindres détails : emplacement de la caisse, accueil, bar, restauration…). Si vous souhaiter installer un bar, assurez-vous d’obtenir une licence pour la vente d’alcool.

H – Sécurité

Faites appel aux pompiers ou organismes agrées pour vérifier le plan d’aménagement et vous assurer que tout est aux normes. Faites appel à une société spécialisée pour assurer la sécurité et le bon déroulement de votre évènement.

Nécessaire pour toutes urgences et liste pour tous désastres. Couleurs rouge et blanc

Mieux vaut prévenir que guérir. Assurez vous de bien communiquer auprès de votre public sur les comportements à éviter et ceux à suivre !

I – Facturation

Faites signer les contrats à vos artistes et préparez les règlements des cachets. Prévenez votre banque afin d’avoir du liquide pour vos fonds de caisse et dématérialisez les flux d’argent après votre concert.

Le financement

J – Finance

Calculez le coût total de l’évènement incluant le matériel, location de la salle, artistes, sécurité, nettoyage, employés.

K – Vente

Calculez le coût de votre événement afin de déterminer le prix des places. Prenez en compte le salaire des employés (graphiste, techniciens, sécurité, installation, photographe). Concernant les billets faites appel à un prestataire de billetterie dématérialisée. Une fois les billets imprimés, vous devrez mettre en place un réseau de billetterie (magasins et événements partenaires).

Soignez la programmation

L – Performance

Qui va être la rock star de votre concert ? Si ce n’est pas vous, favorisez une tête d’affiche connue et si possible locale ! Pour la première partie, tournez vous vers un ou une artiste prometteur quitte à faire fi de la notoriété.

M – Technique

Assurez-vous de connaitre toutes les conditions techniques relatives à votre salle, à votre scène (prises électriques, câblage, sorties de secours, éclairage, mesures de sécurité…).

N – Matériel

Vous pouvez louer le matériel nécessaire pour faire des économies (scène, son, lumière, vidéo, effets artistiques). Si vous accueillez des musiciens, ces derniers ont sûrement des besoins matériels également. N'hésitez surtout pas à en discuter avec eux. Si vous réservez des musiciens avec Linkaband, notre équipe s'assure que les musiciens possèdent tout le nécessaire pour une prestation de qualité.

Vous pouvez louer le matériel nécessaire pour faire des économies (scène, son, lumière, vidéo, effets artistiques). Si vous accuillez des musiciens, ces derniers ont sûrement des besoins matériels également. N'hésitez surtout pas à en discuter avec eux. Si vous réservez des musiciens avec Linkaband, notre équipe s'assure que les musiciens possèdent tout le nécessaire pour une prestation de qualité.

O – Tests du son

Assurez-vous de faire de nombreux tests du son pour un concert optimal et afin de prévenir des risques auditifs (traumatisme sonore).

P – Logement

Si votre budget vous le permet, réservez de chambres d’hôtel pour vos artistes. Si votre budget est limité, pour pouvez leur recommander des hôtels et effectuer les réservations.

Q – Tests de l’éclairage

Assurez-vous que l’éclairage fonctionne ainsi que tous vos effets spéciaux (projecteur de confettis, fumée…). Pensez toujours à garder en réserve de quoi remplacer ou réparer certains de vos éléments phares.

Evénement exterieur : soirée dansante et musiciens sous kiosque avec éclairage parfait

Avec un éclairage pertinent, mettez en avant les musiciens et arrangez vous pour que la piste soit accueillante pour tous les potentiels danseuses et danseurs présents.

Managez votre équipe

R – Employés

Recrutez techniciens, graphiste, intermittents du spectacle et imprimeurs. Si votre budget est limité, utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir votre évènement. Faite appel à des bénévoles pour limiter les coûts. Une fois votre équipe au complet, c’est l’heure de la signature des contrats.

S – Jour J

Prévoyez quelques aménagements pour les nécessités les plus simples. Pensez à proposer des toilettes en nombre suffisant pour votre public et pour votre équipe ! Pensez également un planning pour votre équipe concernant les postes à occuper et un roulement pour que chacun puisse manger et boire suffisamment.

Communiquez

T – Promotion

Vous avez votre équipe, la salle, le matériel ; il ne reste plus qu’a faire savoir au monde entier lorsque votre évènement se déroulera. Si vous avez une belle enveloppe budgétaire, faites appel a un graphiste pour réaliser vos affiches et design pour vos réseaux sociaux. Si votre budget est limité, postez en amont des messages sur les réseaux sociaux pour créer le buzz et attirer les foules.

Prenez un peu de temps pour créer un site internet dédié à l'événement. Même très simple, celui-ci vous permettra de communiquer plus facilement les informations importantes concernant votre événement et de partager plus aisément et de manière stable sur Internet.

U – Publicité

Si vous avez choisi de faire appel a un graphiste et à une imprimerie pour une affiche digne de ce nom, pensez à une stratégie de communication dans le temps. Plus votre événement se veut ambitieux plus il sera intéressant de communiquer tôt, en amont. Prévoyez notamment un communiqué de presse et un EPK (Electronic Press Kit) à diffuser en ligne.

Plus vous vous rapprochez de la date fatidique plus l'affichage et les rappels sur les réseaux seront pertinents. Un mois avant l'événement, collez, partout en ville, vos affiches et demandez à des amis de vous aider à les distribuer dans des lieux stratégiques. Contactez les médias et la presse pour booster votre visibilité.

V – Promouvoir activement

C’est pratiquement le jour J, boostez les messages sur les réseaux sociaux, faites parler la presse. Elargissez également la communication. Tandis que le public ciblé risque de se mobiliser rapidement, vous découvrirez peut-être que d'autres profils seront ravis de votre initiative.

Accueillez votre public avec brio

W – Accueil du public

Choisissez un emplacement stratégique pour l’accueil. Ce doit être visible et accessible. Se sera un point de RDV et un point info pour la foule.

X – Caisse

Assurez-vous d’avoir les fonds de caisse nécessaire (monnaie) et un agent de sécurité a proximité.

Y – Hospitalité

Faites bonne impression et prenez le temps d’accueil votre public, la presse, vos partenaires et invités : une bonne presse est essentielle.

Z - Répétition

Prenez le temps de vérifier que tout fonctionne et répétez. C’est une étape importante qui vous permettra de corriger les imperfections et garantir le succès de votre évènement.

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Photos by Alvaro Reyes from Unsplash and from Istock

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Vendredi 31 mai 2019

Dernière modification : Mardi 16 juillet 2019